Mietverwaltung

„Die Kirche sagt, du sollst deinen Nächsten lieben. Ich bin überzeugt, daß sie meinen Nachbarn nicht kennt.“

Sir Peter Ustinov (1921-2004)

Leistungsverzeichnis Mietverwaltung

Ein pauschales Verwalterentgelt bedingt für beide Vertragsparteien einen feststehenden Leistungsumfang.
Deshalb haben wir den Leistungskatalog unterteilt in:

1) Grundleistung der Verwaltung (pauschal)
2) Besondere Leistungen der Verwaltung (gesonderte Vergütung)

GRUNDLEISTUNGEN

  • 1.1. Jahresabrechnung
    • Eigentümerabrechnung
    • Betriebs- und Heizkostenabrechnung gegenüber den Mietern
    • Einsicht in Unterlagen der Abrechnung

  • 1.2. Hausordnung
    • Sorge für die Durchführung der Haus-/ Nutzungsordnungen im verwalteten Grundbesitz
    • Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus-/ Nutzungsordnungen mahnt die Verwaltung bei dem für die Störung Verantwortlichen mündlich oder schriftlich ab

  • 1.3. Überwachen der Verträge des Verwaltungsobjekts
    • Betreuen und Überwachen der Vertragspartner für das Verwaltungsobjekt

  • 1.4. Geldverwaltung
    • Führen der auf den Namen des Eigentümers lautenden Bankkonten (Giro- und Anlagekonten etc.) bzw. entsprechende Treuhandkonten
    • Verwalten der Gelder bei einer deutschen Bank oder Sparkasse nach Wahl des Verwalters
    • Verwalten der Mietkautionskonten

  • 1.5. Rechnungskontrolle und -anweisung
    • Rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Veranlassen der termingerechten Zahlungen

  • 1.6. Buchführung
    • Mieterkonten je Mieteinheit
    • Einnahmekonten für Erträge
    • Ausgabenkonten je Kostenart
    • Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel (falls vom Eigentümer gewünscht)
    • Verrechnungskonten für Versicherungsschäden bis zur Erstattung der verauslagten Beträge
    • Buchen der Bankbewegungen für die Einnahmen, Ausgaben und Abrechnungsergebnisse
    • Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärme- und Wasserverbrauchs, Melden der Gesamtheizkosten an das beauftragte Serviceunternehmen, Einbuchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Mieteinheit in die Betriebskostenabrechnung

  • 1.7. Technische Kontrollen
    • Regelmäßige Begehung der Anlage
    • Laufende Überwachung des baulichen Zustandes
    • Beratung bzw. Information des Eigentümers über notwendige Maßnahmen und zu erwartenden Probleme

  • 1.8. Auftragsvergabe
    • Empfehlungen bei der Auswahl der technischen Lösungen
    • Mitwirken bei Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen für das Verwaltungsobjekt
    • Auftragserteilung im Namen und für Rechnung des Eigentümers bis zu einer Höhe von EUR 500,00 als Geschäft der laufenden Verwaltung ohne Zustimmung des Eigentümers, darüberhinausgehende Aufträge bis max. EUR 2.500,00 nur mit Zustimmung des Eigentümers. In dringenden Fällen und zur Abwehr weiterer Schäden ist der Verwalter berechtigt Sofortmaßnahmen einzuleiten unabhängig von der Schadenshöhe.

  • 1.9. Überwachung
    • Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen und Rechnungen
    • ggf. Abmahnung des Leistungsrückständigen
    • Entgegennahme aller Miet- bzw. Pachtzahlungen und Überwachung des pünktlichen Eingangs
    • Außergerichtliches Mahnverfahren bei Mietrückstände sowie Rückstände mit sonstigen Leistungen der Mieter

  • 1.10. Sofortmaßnahmen
    • Veranlassen von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden
    • Versicherungsschäden, Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden am Eigentum

  • 1.11. Schlüsselbestellungen
    • Veranlassen der Ausgabe von Schlüsseln und Schließzylindern aus der Sicherheitsschließanlage einschl. Protokollierung

  • 1.12. Sicherheitseinrichtungen
    • Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen (soweit vorhanden) durch Handwerker, Sachverständige und Technischen Überwachungsverein (TÜV) z.B.
      • – der Heizung,
      • – den Blitzschutzanlagen,
      • – den Notbeleuchtungen,
      • – den Brandschutzeinrichtungen, Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Rauchabzugsklappen im Treppenhäusern etc.
    • Terminvereinbarungen und Abrechnung mit den Beteiligten.

  • 1.13. Allgemeine Verwaltung
    • Telefon- und Schriftverkehr mit den Mietern, Behörden, Handwerkern und Dritten für das Verwaltungsobjekt
    • Entgegennahme von rechtsgeschäftlichen Erklärungen oder Zustellungen, die an den Eigentümer gerichtet sind. 
    • Erklärungen und Zustellung sind unverzüglich an den Eigentümer weiterzuleiten bzw. in geeigneter Weise mitzuteilen.
  • 1.14. Jahresabrechnung
    • Eigentümerabrechnung
    • Betriebs- und Heizkostenabrechnung gegenüber den Mietern
    • Einsicht in Unterlagen der Abrechnung

BESONDERE LEISTUNGEN

Die Verwaltung ist bereit und in der Lage, zusätzliche Leistungen zu erbringen, um den Eigentümern eine umfassende Beratung und Werterhaltung für ihren Grundbesitz zu bieten. Außerdem kann es vorkommen, dass durch Dritte oder durch umfangreiche Instandsetzungen für das Verwaltungsobjekt erheblicher Aufwand ausgelöst wird, der von den Vertragspartnern vorher nicht kalkulierbar ist. Diese besonderen Leistungen von der Verwaltung werden zu den z.Zt. gültigen Kostensätzen mit dem Eigentümer abgerechnet und mit der Rechnungsstellung fällig.

2.1Aufwendige Instandsetzungen bzw. Modernisierungennach Aufwand
 Mitwirkung bei aufwendigen Instandhaltungen, Instandsetzungen bzw. Modernisierungen über die in der Grundleistung vereinbarte Höhe hinaus.  
2.2Umfangreiche Versicherungsschädennach Aufwand
 Mitwirkung bei der Schadensuche/ -beseitigung und -ab- wicklung von ggf. versicherten Instandsetzungen, die den Wert von 2.500 EUR überschreiten 
2.3Neuvermietung
Anzeigenschaltung, Durchführung von Wohnungsbesichtigungen,  Vertragsverhandlungen und Abschluss von Mietverträgen.		nach gesonderter Vereinbarung
2.4Mieterwechsel
Abnahme und Übergabe der Wohnung mit den Mietern inkl. Protokollierung, Veranlassen der Zwischenablesung des Wärme- und Wasserverbrauchs, Überwachung erforderlicher Restarbeiten durch den ausziehenden Mieter		nach gesonderter Vereinbarung
2.5Gerichtsverfahren
Vorbereiten und Begleiten von Gerichtsverfahren, wie z.B. Mietzahlungsklagen, Räumungsklagen ect. Über die An- träge und Ergebnisse der Verfahren wird der Eigentümer informiert.		nach Aufwand

Mietverwaltung Plus

Die Mietverwaltung Plus ist unsere Premium-Dienstleistung in der Vermietung. Wir nehmen Ihnen die gesamte Verwaltung Ihre vermieteten Wohnung oder Hauses ab. Wenn Sie wünschen, brauchen Sie sich um nichts zu kümmern. Ob Sie bei einer Neuvermietung über den neuen Mieter mitentscheiden wollen, liegt ganz bei Ihnen. Wer allerdings etwas Geld sparen möchte, kann auch einige Aufgaben in der Verwaltung selbst übernehmen. Oder Sie wünschen mehr Kontrolle bei Reparaturaufträgen und Neuvermietungen – kein Problem der Mietverwaltungsvertrag wird ganz nach Ihren Wünschen und Vorlieben erarbeitet. Bei uns sind Sie der König.

Kaufmännische Leistungen:

  • Buchung und Ausführung sämtlicher Geldein- und -ausgänge
  • Überwachung der Mietzahlungen und zeitnahes Mahnen offener Mieten
  • Durchführung gerichtlicher Mahn- & Klageverfahren
  • Erteilung von Prozessvollmachten für Klagen in Zusammenhang mit den Mietverhältnissen
  • Prüfung und Zahlung aller Eingangsrechnungen
  • Verwaltung der Mietkautionen
  • Erstellung einer Jahresabrechnung für den Eigentümer
  • Erstellung der Nebenkostenabrechnungen für die Mieter, Anpassung der Nebenkostenvorauszahlungen
  • Vertretung des Eigentümers gegenüber den Mietern
  • Abwicklung von Versicherungsschäden
  • Abschluss und Kündigung von Mietverträgen
  • Überprüfung von Mieterhöhungsmöglichkeiten
  • Abschluss und Überwachung aller notwendigen Verträge (Versicherungen, Hausmeister-Service, Wartungen, Versorger usw.)

Technische Verwaltung:

  • Abnahme und Übergabe von Wohnungen bei Mieterwechsel
  • Veranlassung aller gesetzlich vorgeschriebenen Wartungen und Prüfungen
  • Einholung von Angeboten und Vergabe von Aufträgen an Handwerker zur Durchführung notwendiger Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen
  • Überwachung des Hausmeisters und der am Objekt ausgeführten Arbeiten
  • technische Überprüfung des Objektes durch jährliche/regelmäßige Begehung der Anlage neben Zwischenprüfungen und Ortsterminen
  • Beratung bei Modernisierungs- und Energiesparmaßnahmen
  • Einleitung von Sofortmaßnahmen in Notfällen

Der Birgit von Neindorff Immobilien Mietabrechnungs-Service

Bei uns können Sie nicht nur Ihre gesamte Mietverwaltung abgeben, sondern auch nur die Abrechnung erstellen lassen. Wir berechnen nur einen geringen Euro Betrag für die Erstellung einer Abrechnung. Oft sind Abrechnungen, die von Privatleuten erstellt wurden inhaltlich und/oder formell falsch. Das ist erstmal kein so großes Problem; „Wo kein Kläger, da kein Richter“. Wenn ein Mieter allerdings dagegen vorgeht, kommen auf den Vermieter oft höhere Kosten zu, als sich gleich professionelle Hilfe zu holen.

Stammhandwerker-Pool​

Die Verwaltung von Wohnungseigentum basiert auf Vertrauen, und zwar in mehreren Richtungen. Die Eigentümergemeinschaft muss Vertrauen zu ihrem Verwalter haben, zu den am Haus beschäftigten Handwerkern und Dienstleistern; Verwaltungsbeirat und Verwaltung müssen vertrauensvoll zusammenarbeiten. Der Umgang der Eigentümer untereinander schließlich muss von Vertrauen und Offenheit geprägt sein. Nur so kann der Wert der Immobilie und die Wohnqualität dauerhaft erhalten bleiben.

Damit jede Eigentümergemeinschaft Einfluß auf die für sie tätigen Handwerker hat, haben wir das Stammhandwerker-System bei uns eingeführt.

Wie funktioniert der Stammhandwerker-Pool? Dieser Pool funktioniert denkbar einfach. Bei einer Eigentümerversammlung wird mit den Eigentümern vereinbart, welche Handwerker, Baufirmen oder Dienstleister der Verwalter zu Lasten der WEG beauftragen darf.

Bei größeren Maßnahmen dürfte dies in der Regel nach einem Preisvergleich einfach sein, wobei wir darauf achten, dass jeder Anbieter die gleichen Chancen erhält. Was ist jedoch bei kleineren Maßnahmen oder bei Notfällen? Hier sollten die Eigentümer selbst festlegen, wen wir als Verwalter auch ggf. ohne Preisvergleich herbeirufen dürfen.

Von Zeit zu Zeit werden wir die Stammhandwerkerfrage erneut auf einer Versammlung diskutieren. Hierbei werden wir durchaus nicht mit den eigenen Erfahrungen hinter dem Berg halten. Es ist denkbar und wahrscheinlich, dass gewisse Stammhandwerker von Zeit zu Zeit ausgetauscht werden, wenn sie sich nicht bewährt haben. Wichtig aber ist und bleibt: Das letzte Wort hat die Eigentümergemeinschaft, denn deren Geld wird ausgegeben.

Weitere Vorteile: Notdienst, Technikkenntnisse. Dieses System der Stammhandwerker bietet darüber hinaus weitere Vorteile. So können Stammhandwerker nach einem vorher zu bestimmenden Verfahren auch durchaus von Hausbewohnern verständigt werden, wenn ein dringender Notfall gegeben ist. Stammhandwerker können verpflichtet werden, einen 24-Stunden-Notdienst vorzuhalten, sich besonders gut mit der Haustechnik vertraut zu halten, gewisse Ersatzteile vorzuhalten oder günstige Preise zu garantieren. Für die Verwaltung hat dieses System den besonderen Vorteil, Vertrauen zu schaffen und zu erhalten. Mit den Stammhandwerkern wird die Unabhängigkeit der Verwaltung dokumentiert und Vertrauen geschaffen.